Hoe spreek je iemand aan op ongewenst gedrag?

Iemand aanspreken op ongewenst gedrag kan een moeilijke en ongemakkelijke taak zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van het behouden van een veilige en respectvolle werkplek. Als HR-professional is het onder andere een van jouw verantwoordelijkheden om gedrag aan te pakken dat in strijd is met het bedrijfsbeleid of een vijandige werkomgeving creëert.

Iemand aanspreken op ongewenst gedrag kan moeilijk zijn, maar het is een belangrijke stap in het handhaven van een veilige en respectvolle werkplek. Door deze stappen te volgen, kan je het gedrag effectief aanpakken en werken aan het creëren van een positieve werkomgeving voor alle medewerkers.

In dit blog lees je:

1. Welke vormen van ongewenst gedrag zijn er op de werkvloer?
2. Hoe spreek je iemand aan op ongewenst gedrag?
3. Welke gevolgen kan een medewerker ervaren na het in aanraking komen met ongewenst gedrag?
4. Wat kan ik na het gesprek over ongewenst gedrag doen?

Welke vormen van ongewenst gedrag zijn er op de werkvloer?

Er zijn veel verschillende vormen van ongewenst gedrag op de werkvloer, hieronder staan een aantal voorbeelden. Er kunnen nog meer andere vormen van ongewenst gedrag zijn.

1. Seksuele intimidatie: dit omvat ongepaste opmerkingen en aanrakingen die van seksuele aard zijn. Met name wanneer een leidinggevende de dader is tegenover een ondergeschikte medewerker is dit een groot probleem. Het slachtoffer durft veelal niets tegen de dader te ondernemen, uit angst voor negatieve gevolgen voor de loopbaan.
2. Intimidatie: iemands gedrag beïnvloeden door hem angst aan te jagen door te dreigen met negatieve gevolgen. Deze gevolgen kunnen bijvoorbeeld lichamelijk geweld betreffen, maar ook andere negatieve gevolgen zijn denkbaar.
3. Discriminatie: dit omvat het ongelijk behandelen van iemand op basis van ras, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, religie of andere kenmerken.
4. Geweld: dit omvat fysiek of verbaal geweld tegen een collega, zoals bedreiging, schreeuwen, of zelfs fysiek contact.
5. Pesten: dit omvat het herhaaldelijk treiteren of kleiner maken van iemand.
6. Frauduleus gedrag: dit omvat het stelen van geld of eigendommen van de werkgever of collega’s.
7. Ongepaste communicatie: dit omvat het versturen van ongepaste e-mails, sms of sociale media berichten aan collega’s of superieuren.
8. Onveilige werkomstandigheden: dit omvat het negeren van de veiligheidsvoorschriften of het negeren van de wetgeving met betrekking tot gezondheid en veiligheid op de werkplek.

Hoe spreek je iemand aan op ongewenst gedrag?

Het ingewikkelde is dat ongewenst gedrag zowel bewust als onbewust kan plaatsvinden. Het draait hier namelijk niet om de intentie van de dader maar om hoe de ontvanger het ervaart. Wat de één onschuldig vindt, ervaart de ander vervelend, vijandig, vernederend of intimiderend.

Daarom staat hier een kort stappenplan voor hoe je iemand op de juiste manier kan aanspreken op ongewenst gedrag:

1. Vooraf voorbereiden: Neem, voordat je de medewerker confronteert, even de tijd om je gedachten op een rijtje te zetten en na te denken over het specifieke gedrag dat je wilt aanpakken. Het kan nuttig zijn om je zorgen en de specifieke gevallen van ongewenst gedrag op te schrijven.
2. Kies een geschikte tijd en plaats: Het is belangrijk om een privégesprek met de medewerker te hebben, weg van anderen die het gesprek kunnen afluisteren of erdoor kunnen worden beïnvloed.
3. Wees duidelijk en specifiek: Wanneer je de medewerker confronteert, wees dan duidelijk en specifiek over het gedrag in kwestie. Vermijd aannames of generalisaties over hun bedoelingen. Concentreer je in plaats daarvan op de specifieke acties of woorden die problematisch waren.
4. Gebruik ‘ik’-uitspraken: Probeer bij het uiten van je zorgen ‘ik’-verklaringen te gebruiken om te communiceren hoe het gedrag jou of anderen heeft beïnvloed. Bijvoorbeeld: “Ik voelde me ongemakkelijk toen je die grap maakte over mijn geloof” of “Ik vond het niet prettig dat je mij tijdens de vergadering onderbrak.” Dit helpt beschuldigingen of confrontaties te vermijden en houdt de focus op het gedrag in plaats van op de persoon.
5. Luister naar hun perspectief: Het is belangrijk om de medewerker zijn acties uit te laten leggen en naar zijn perspectief te luisteren. Dit betekent niet dat je het eens moet zijn met hun perspectief, maar het is belangrijk om te begrijpen waar het vandaan komt.
6. Bied oplossingen aan: Na het bespreken van het gedrag, werk je samen met de medewerker om oplossingen te bedenken om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. Dit kan het bieden van aanvullende training of middelen zijn, het stellen van grenzen of het opstellen van duidelijke richtlijnen voor acceptabel gedrag.
7. Opvolgen: Na de eerste confrontatie is het belangrijk om contact op te nemen met de medewerker die het ongepaste gedrag heeft vertoont, om ervoor te zorgen dat het gedrag is verbeterd. Als het gedrag aanhoudt of verergert, kan het nodig zijn om de situatie te escaleren naar een hoger managementniveau of om andere HR-professionals in te schakelen.

Welke gevolgen kan een medewerker ervaren na het in aanraking komen met ongewenst gedrag?

Een medewerker die ervaring heeft gehad met ongewenst gedrag, kan last krijgen van verschillende klachten. Hieronder een aantal voorbeelden:

1. Psychologische klachten: zoals angst, depressie, stress, of posttraumatische stressstoornis (PTSS).
2. Fysieke klachten: zoals hoofdpijn, spierspanning, slapeloosheid, of vermoeidheid.
3. Emotionele klachten: zoals boosheid, frustratie, of een gevoel van onmacht.
4. Sociale klachten: zoals problemen in persoonlijke relaties, of problemen op het werk, zoals verminderde productiviteit of concentratieproblemen.
5. Cognitieve klachten: zoals problemen met geheugen of concentratie, of problemen met het nemen van beslissingen.
6. Vervelend gevoel: slachtofferschap kan leiden tot een gevoel van schaamte, schuld of verlies van zelfvertrouwen.

Het is belangrijk om te weten dat deze klachten kunnen variëren van persoon tot persoon en dat de impact van ongewenst gedrag op iemands welzijn en welbevinden kan variëren. Het is belangrijk om medewerkers te ondersteunen en hen te helpen hun welzijn te herstellen, vooral in geval van ongewenst gedrag.

Wat kan ik na het gesprek over ongewenst gedrag doen?

Als er medewerkers bijvoorbeeld naar een vertrouwenspersoon toekomen met klachten over seksuele intimidatie, dan kan deze informatie (met toestemming van het slachtoffer) doorgespeeld worden aan de werkgever. Deze is verplicht de intimidatie te bestrijden. Als Human Resources Specialist zijn er verschillende stappen die je kunt nemen na het gesprek met de beschuldigde medewerker over ongewenst gedrag.

Dit is wat jij als HR-specialist kan bijdragen om een ongewenst gedrag goed aan te pakken:

1. Neem het gesprek serieus: als iemand zich tot jou als HR-specialist wendt met een klacht over ongewenst gedrag, is het belangrijk om het gesprek serieus te nemen en de klacht te behandelen met de grootst mogelijke zorg en professionaliteit.
2. Documenteer de klacht: maak aantekeningen van de klacht, inclusief wie er bij het gesprek aanwezig waren, wat er precies is gezegd en gedaan, en welke stappen je hebt genomen.
3. Voer een onderzoek uit: als er een klacht is, is het belangrijk om een onderzoek uit te voeren naar de aard en omvang van het ongewenste gedrag. Dit kan bestaan uit gesprekken met betrokkenen, het verzamelen van bewijs en het analyseren van de informatie.
4. Bespreek de resultaten met betrokkenen: als het onderzoek is afgerond, bespreek je de resultaten met de persoon die de klacht heeft ingediend en met degene die wordt beschuldigd van ongewenst gedrag.
5. Neem passende maatregelen: op basis van de resultaten van het onderzoek, neem je passende maatregelen om het ongewenste gedrag te stoppen en om te zorgen dat het niet opnieuw gebeurt. Dit kan bestaan uit een waarschuwing, een schorsing of zelfs ontslag.
6. Controleer op verbetering: na het nemen van passende maatregelen, is het belangrijk om de situatie regelmatig te volgen en te controleren of er verbetering is en of de maatregelen effectief zijn.
7. Communiceer met het team: Communiceer met het team en de organisatie over de maatregelen die zijn genomen, zodat iedereen weet dat ongewenst gedrag niet wordt getolereerd en dat er actie is ondernomen.

Het is belangrijk om te weten dat elke situatie uniek is en je moet altijd handelen in overeenstemming met de wetgeving en de interne beleidsregels van de organisatie.

Heeft een van jouw medewerkers te maken gehad met ongewenst gedrag? Neem contact met ons op, dan kunnen psychische hulp en ondersteuning bieden.