Dit is hoe je de sociale veiligheid verbetert als HR-professional

Netwerkborrels, personeelsfeesten en andere bedrijfsuitjes- of activiteiten: gezellig, maar helaas verloopt dit niet altijd zonder ongewenst gedrag van collega’s. Het is belangrijk dat we (seksuele) intimidatie, agressie, pesten en discriminatie verdrijven en voorkomen op de werkvloer. Dit is wat jij als HR-professional kan doen om de sociale veiligheid te vergroten.

Sociale veiligheid zorgt voor meer tevreden werknemers, lagere kosten, makkelijker kunnen werven van nieuwe medewerkers en meer creativiteit en innovatie. Met als resultaat een productievere én effectievere organisatie. Het omgekeerde geldt ook. Als medewerkers het gevoel hebben dat de organisatiewaarden niet bij hen passen en dat de sociale omstandigheden niet veilig zijn, zorgt dat voor stress. En die stress leidt bijvoorbeeld tot ziekteverzuim en een lagere productiviteit. Aandacht voor sociale veiligheid helpt dus bij de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Dat betekent dat zij hun werk zo veel mogelijk met plezier en energie kunnen doen. Op de korte en op de lange termijn.

Tips voor HR professionals om de sociale veiligheid te vergroten

Als HR-professional heb je een belangrijke rol in het vergroten van de sociale veiligheid in een organisatie. Om onder andere uitjes en evenementen soepeler te laten verlopen staan hieronder 7 tips die bijdragen aan een sociaal veiligere werkomgeving.

1.     Formuleer helder welk gedrag je van medewerkers wilt zien

Als medewerkers niet weten wat je van ze verwacht, kunnen ze immers ook niet aan die verwachtingen voldoen. Het is daarom goed om regelmatig met medewerkers te spreken over het gewenste gedrag en ze voor dat gewenste gedrag ook te belonen. Bijvoorbeeld door het geven van positieve feedback.

Als je bijvoorbeeld kijkt naar bedrijfsfeesten is het voor sommige medewerkers lastig om in te schatten of dit nog steeds valt onder werk of dat ze zich hetzelfde kunnen gedragen als bij hun eigen vrienden. Met een drankje op kan deze grens vervagen waardoor een onhandige aanraking of opmerking al snel gemaakt is.

2.     Uitspreken en aanspreken

Je hoort het vaak: collega’s moeten elkaar aan kunnen spreken op ongewenst gedrag. Dat hoort bij het nemen van verantwoordelijkheid. Zomaar collega’s aanspreken zonder dat er een aantal stappen aan vooraf is gegaan, kan echter juist leiden tot onveiligheid. Ook kan het best spannend zijn om een collega aan te spreken op iets wat verbetert moet worden. Lees hier hoe je iemand aanspreekt op ongewenst gedrag.

3.     Geef als leidinggevende het goede voorbeeld

Leidinggevenden zijn zeer bepalend voor de wijze waarop medewerkers zich binnen een organisatie zullen gedragen. Neemt een leidinggevende het niet zo nauw met de regels? Of denkt hij dat het nodig is medewerkers te pesten? Dan is er een grotere kans dat medewerkers ditzelfde gedrag naar hun collega’s gaan vertonen.

Andersom geldt ook. Als een leidinggevende in zijn gedrag laat zien en horen dat hij bijvoorbeeld niet gediend is van ongewenst gedrag als pesten of discriminatie, dan zullen medewerkers dat gedrag ook minder laten zien.

4.     Train leidinggevenden en medewerkers in het omgaan met ongewenst gedrag

Ondanks alle goede bedoelingen, diverse maatregelen en cultuurveranderingen, zal ongewenst gedrag zo nu en dan voorkomen in de organisatie.

De echte verandering vindt plaats in de manier waarop je met de gevallen dat het fout gaat om gaat. Raak je in paniek en probeer je het onder het tapijt te vegen? Medewerkers zullen dan al snel het gevoel krijgen dat klachten er niet goed omgegaan wordt met hun klachten. Dit kan er voor zorgen dat het de volgende keer minder snel of niet meer gemeld wordt. En dat is nu juist niet wat je wilt.

Weet je niet wat te doen bij situaties rondom ongewenst gedrag? Een goed opgeleide vertrouwenspersoon kan u adviseren bij klachtafhandeling en daarmee zijn we meteen bij punt 5.

5.     Stel een of meerdere vertrouwenspersonen aan, leidt hen goed op en geef ze een belangrijke rol in het vormen van beleid rondom ongewenste omgangsvormen

Een vertrouwenspersoon heeft als het ware de functie van uitlaatklep in de organisatie. Medewerkers kunnen daar naartoe met kwesties die te maken hebben met ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie/geweld. Vertrouwenspersonen luisteren naar het verhaal van de medewerker en kunnen bijvoorbeeld helpen bij het indienen van een klacht of bij bemiddeling. Veel leidinggevenden en medewerkers weten echter niet dat een vertrouwenspersoon ook een belangrijke rol kan vervullen in het tot stand komen van het beleid omtrent omgangsvormen.

Een externe vertrouwenspersoon helpt organisaties om een positieve en gezonde bedrijfscultuur te creëren door te werken aan het verminderen van ongewenst gedrag en het bevorderen van respect en inclusiviteit op de werkvloer. Dan is het wel zaak om de vertrouwenspersoon goed op te laten leiden.

Meer informatie hierover is bijvoorbeeld te vinden bij de Landelijke Vereniging van vertrouwenspersonen (www.lvvv.nl). De opleiding tot vertrouwenspersoon van Centrum Vertrouwenspersonen Plus is door de LVV gecertificeerd. Kijk op onze website voor meer informatie over onze opleiding tot vertrouwenspersoon.

Liever op zoek naar een extern vertrouwenspersoon? Het voordeel hiervan is dat hij of zij een onafhankelijke positie in de organisatie heeft en daarmee een objectieve houding. Dat maakt de drempel lager voor medewerkers om kwesties aan te kaarten. Daarnaast heeft een externe vertrouwenspersoon uitgebreide ervaring in het omgaan met gevoelige situaties en kan hij of zij medewerkers helpen om deze op een professionele en effectieve manier aan te pakken. Neem contact met ons op en dan helpen we je verder!

6.     Zorg voor afstemming tussen diverse partners binnen een organisatie zoals vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, OR en bijvoorbeeld HR

Het realiseren van een werkomgeving waarbinnen medewerkers zich veilig voelen, kan je niet alleen. Het vraagt om samenwerking tussen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij sociale veiligheid.

Het opzetten van een goede zorgstructuur, waarbij medewerkers weten waar ze terecht kunnen bij bijvoorbeeld een klacht over ongewenst gedrag, is een belangrijke voorwaarde waardoor medewerkers zich ook serieus genomen zullen voelen.

Niet alleen het vinden van de juiste informatie over waar en wanneer een medewerker zijn zorgen kan bespreken is belangrijk om te delen. Het is ook belangrijk dat er een goede link zit tussen alle partijen die betrokken zijn bij het onderwerp sociale veiligheid, zodat het proces van een melding van ongewenst gedrag soepel verloopt.

Weet bijvoorbeeld een externe Arbo-arts dat er een vertrouwenspersoon is waar hij naar door kan verwijzen? Kennen ze elkaars werkwijze?

7.     Monitor de sociale veiligheid door relevante vragen daarover op te nemen in de RI&E en in bijvoorbeeld een MTO

Meten is weten. Hoewel je nog zo je best kan doen om de medewerkers zich veilig te laten voelen, toch zullen er altijd zaken te verbeteren zijn. Zaken waarvan je vaak niet op de hoogte bent, omdat ze niet direct verteld worden bijvoorbeeld. Daarom is het van belang periodiek onderzoek te doen naar hoe medewerkers de sociale veiligheid ervaren binnen de organisatie. Daarvoor zijn er twee belangrijke tools die ingezet kunnen worden. Ten eerste het Medewerkers TevredenheidsOnderzoek (MTO). Ten tweede de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).

Bij de samenstelling van de vragen wordt echter nogal eens vergeten vragen mee te nemen op het gebied van ongewenst gedrag. Controleer dus voor de zekerheid of dit al in de onderzoeken is opgenomen.

Ongewenst gedrag door externen

Niet alleen op de werkvloer kan de sociale veiligheid verbetert worden. Helaas hebben medewerkers, afhankelijk van in welke sector ze zitten, vaker te maken met ongewenst gedrag door klanten en patiënten dan van collega’s zoals blijkt uit onderzoek van het CBS. Valt jouw bedrijf in een van deze sectoren of werken er veel mensen met deze beroepen in jouw organisatie? Bied of geef ze een cursus zodat ze zich meer weerbaar kunnen maken en weten waar ze meldingen kunnen maken.